Dokumentacja pracownicza oraz najnowsze zmiany dot. kontroli trzeźwości oraz kontroli narkotycznej pracowników w świetle RODO

I. Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracownika i pozostałej dokumentacji pracowniczej

1. Akta osobowe – źródła prawa w 2023 r.

3. Kwestionariusze osobowe: kandydata do pracy oraz pracownika, czy należy wciąż stosować?

4. Teczka z aktami osobowymi z podziałem na części: ABCD

5. Katalog danych osobowych i dokumentów dot. członków rodziny pracownika, których przetwarzanie jest dopuszczalne w świetle RODO

6. okresy przechowywania akt osobowych po zakończeniu zatrudnienia

7. Dokumenty przechowywane poza aktami osobowymi:

• dokumentacja urlopowa
• dokumentacja płacowa pracownika
• pozostałe dokumenty wymienione w rozporządzeniu wykonawczym

II. Omówienie wybranych dokumentów pracowniczych

1. Umowa o pracę.

2. Oświadczenia: o wypowiedzeniu umowy o pracę i o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenie

3. Dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia

4. Uprawnienia pracownika do pozyskania dokumentacji pracowniczej w trakcie zatrudnienia i po zakończeniu stosunku pracy

5. Dokumentowanie stosowania monitoringu oraz informowanie pracowników o stosowaniu monitoring wizyjnego oraz e-poczty (w świetle kodeksu pracy i RODO)

III. Planowane zmiany w 2023 r. – kontrola trzeźwości pracowników oraz kontrola dot. innych środków działających jak alkohol (narkotyki, dopalacze)

1. Nowe podstawy prawne w zakresie kontroli trzeźwości u pracodawcy

2. Kontrola dot. stosowania środków odurzających innych niż alkohol (tzw. kontrola narkotyczna) – nowość w prawie pracy

3. W jakich okoliczność pracodawca będzie mógł dokonywać ww. kontroli we własnym zakresie świetle najnowszych przepisów, a kiedy należy ją zlecić odpowiednim instytucjom publicznym

4. Prawa i obowiązki pracownika w związku z kontrolą pracodawcy dot. trzeźwości lub tzw. kontrolą narkotyczną , w tym tryb postępowania w przypadku, gdy pracownik odmówi poddania się kontroli

5. Konieczne zmiany w wewnętrznych przepisach prawa pracy (regulamin pracy, ZUZP) u pracodawców w związku ze nowymi przepisami ustawowymi dot. kontroli trzeźwości i tzw. kontroli narkotycznej (w tym wymogi proceduralne, wymogi co do sprzętu, obowiązkowe zapisy)

6. Dokumentowanie kontroli trzeźwości i kontroli narkotycznej: zakres przedmiotowy, rodzaje danych osobowych zawartych w ww. dokumentach, przechowywanie ww. dokumentacji zgodnie z prawem pracy oraz RODO

7. Zakres odpowiedzialności porządkowej pracownika po wprowadzeniu zmian w kodeksie pracy dot. kontroli trzeźwości oraz kontroli narkotycznej

Czas Pracy po zmianach w 2023 oraz ZFŚS w świetle RODO

I. Czas pracy 2023. Planowanie rozliczanie oraz dokumentowanie czasu pracy

1. Źródła prawa

• Kodeks pracy  oraz rozporządzenie obowiązujące zasady prowadzenia  dokumentacji pracowniczej związanej z czasem pracy
• Regulamin pracy lub obwieszczenie o systemach czasu pracy

2. Wymiar czasu pracy w 2023 r., w tym:

• Wpływ zwolnienia lekarskiego na rozliczenie czasu pracy
• Urlop wypoczynkowy, a zmiana grafiku/harmonogramu czasu pracy
• Rozliczenia czasu pracy w przypadku nieprzepracowania przez pracownika pełnego okresu rozliczeniowego

3. Systemy czasu pracy – korzyści i mankamenty z punktu widzenia pracodawcy oraz uprawnienia dla pracowników wynikające z różnych systemów czasu pracy

• Podstawowy system czasu pracy
• Równoważny system czasu pracy
• Praca w pozostałych systemach i rozkładach czasu pracy

4. Normy: dobowa i tygodniowa czasu pracy i zasada średnio pięciodniowego tygodnia pracy i okresy rozliczeniowe czasu pracy obowiązujące w b.r.

• Doba robocza, a praca w warunkach jej przekroczenie w świetle ostatniej nowelizacji
• Ruchomy czas pracy w praktyce
• Praca na zmiany w praktyce

5. Minimalny odpoczynek od pracy w różnych systemach czasu pracy

• Minimalny obowiązkowy odpoczynek pracownika: 11-godzinny dobowy i 35-godzinny tygodniowy
• Dopuszczalne prawem odstępstwa w zakresie minimalnego wypoczynku
• System, rozkład czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe: jak wybrać najkorzystniejsze rozwiązania uwzględniając specyfikę firmy?

6. Praca w porze nocnej, w tym należne dodatki

7. Praca w godzinach nadliczbowych

• Dodatki 50% oraz dodatki 100% za godziny nadliczbowe
• Udzielania czasu wolnego za nadgodziny

8. Praca w dniu wolnym, niedziele i święta – różne zasady rekompensowania dla poszczególnych grup pracowniczych

9. Dokumentacja związana z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy w 2023 r.

• Czemu służy i co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy
• Lista obecności oraz elektroniczna ewidencja pobytu na terenie zakładu pracy
• Tworzenie papierowych i elektronicznych rozkładów czasu pracy
• Wnioski pracownika: o ruchomy czas pracy, o indywidualny rozkład czasu pracy, o wolne dla załatwienia spraw prywatnych
• Wnioskowanie o wolne na podst. art.188 kp
• Dokumentacja związana z pracą w nadgodzinach
• Podróż służbowa – jak rozliczyć i dokumentować czas pracy – przykłady, orzeczenia SN

10. Konsekwencje naruszania przepisów o czasie pracy dla pracownika i dla pracodawcy

• Kary porządkowe wymierzane przez pracodawcę dla pracowników nieprzestrzegających przepisów o czasie pracy
• Obowiązki oraz zakres odpowiedzialności: pracodawcy, kierowników z tytułu niewłaściwej organizacji i rozliczenia czasu pracy podległych pracowników (odpowiedzialność porządkowa, odpowiedzialność karna)
• Najczęściej popełniane błędy w zakresie planowani i rozliczania czasu pracy, jak ich uniknąć

II. ZFŚS w 2023 r. w świetle RODO

1. Wysokość i sposób naliczania odpisów na ZFŚS w 2023 r.

2. Osoby uprawnione do pomocy z ZFŚS

3. Zasady przyznawania świadczeń z ZFŚS – co to jest kryterium socjalne?

4. Oświadczenia o dochodach oraz inne dokumenty w działalności socjalnej, a RODO

5. Zadania, uprawnienia, powoływanie Komisji Socjalnej

6. Rodzaje świadczeń finansowanych z ZFŚS

7. Opodatkowanie świadczeń wypłacanych z Funduszu

8. Kontrola prawidłowości przyznawania świadczeń z ZFŚS